Предпринимателю сложно вовремя отследить, когда что-то идет не так, да и вникать в бухгалтерские тонкости не ваша обязанность. Но есть тревожные сигналы, которые помогут не довести ситуацию до крайности.
В статье разберем пять явных признаков, что в бухгалтерии проблемы, и определим, в каких ситуациях, основная причина — некомпетентность специалиста, а когда — внутренние процессы компании, которые мешают корректной работе.
5 тревожных сигналов, что ваш бухгалтерский учёт — это бомба замедленного действия
Сигнал 1: Не понимаю, куда уходят деньги
- Вроде обороты растут, а прибыль «испаряется».
- Налоги каждый раз — как лотерея: то мало, то неожиданно много.
- А бухгалтер уверяет, что «все нормально, все под контролем».
Вы можете переплачивать налоги из-за ошибок в расчётах. Для наглядности приведу пример последних ситуаций, с которыми к нам пришли клиенты:
Ситуация 1:
Бухгалтер решил, что поступления по УСН «Доходы» и по патенту включаются в один налоговый регистр, а не в разные. В итоге доходы по всем режимам отразил в одной КУДиР. Налоговая доначислила УСН 3,5 млн рублей и пени. Пришлось оспаривать в суде, где потратили еще 200 000 рублей на юристов.
Ситуация 2:
Бухгалтер ООО на общей системе не проверила автоматически сформированную декларацию. Программа «забыла» учесть входящий НДС. В итоге переплатили 1,2 млн рублей. Вернуть переплату удалось только через 8 месяцев.Решение:
- Спросите у своего бухгалтера, когда последний раз была сверка с налоговой и какие расхождения были? (сверяться с ИФНС нужно не реже 1 раза в год).
- Попросите заказать сверку прямо сейчас (если сдаете отчетность через интернет, сверка будет готова в течение пары дней).
- Попросите декларацию по налогу на прибыль или УСН за последний отчетный период и узнайте, какая из цифр описывает доход вашей организации и как ее посчитали.
Сигнал 2: Документы теряются в последний момент
- Налоговая запросила акт, а его нет.
- Бухгалтер: «Клиент не прислал, я напоминала» (но вам об этом не сказал).
- Сотрудникам приходится срочно искать бумаги.
При проверке недостающие документы повлекут доначисления и пени. А если их не восстановить — проблемы могут дойти до блокировок и списаний со счета
Решение:
Вспомните любую сделку за последние полгода и запросите по ней документы: акты, накладные, счет-фактуры, договоры и документы на оплату: платежки, счета. У хорошего бухгалтера все по полочкам, если человек не нашел документы – делайте выводы.
Сигнал 3: Бухгалтер живёт в параллельной реальности
- Вы реализуете новый продукт, а в учёте — хаос.
- Бухгалтер не вник в новые условия бизнеса:
- Путает налоги (например, ставки НДС на внутренний рынок и экспорт).
- Искажает задолженность по сверкам с контрагентами.
- Путается в производственных процессах, приходится объяснять по несколько раз.
Это прямой путь к ошибкам в расчётах, переплатам, а в худшем случае — претензиям от налоговой.
Решение:
- Бухгалтер должен быть готов к изменениям в бизнесе и уметь к ним адаптироваться. Сложности могут возникнуть из-за проблем с коммуникацией. Убедитесь, что бухгалтер полностью введен в курс дела, и имеет доступ к информации, связанной с изменениями.
- Если бухгалтер проинформирован и у него всегда есть возможность уточнить нюансы, но вы замечаете снижение эффективности его работы, а ошибок становится больше, то это прямой сигнал, что, скорее всего, специалист не справляется.
Сигнал 4: Отчётность — это всегда «больно» для всей компании
- В последний день квартала бухгалтер в панике:
- «Дайте доступ к банку!»
- «Где договор с этим поставщиком?»
- Подключает вас на помощь, приходится отвлекаться от текущих процессов и «тушить пожары» в бухгалтерии.
Когда бухгалтер не умеет планировать работу и распределять объем задач, это приводит к увеличению ошибок: отчетность формируется некорректно, нарушаются сроки сдачи, у компании появляются взыскания со стороны налоговой.
Решение:
- Поговорите с бухгалтером и спросите о причинах такой ситуации, послушайте его версию.
- Если специалист начнет уклоняться от ответа и перекладывать всю ответственность на других, то повод задуматься.
- Если он назовет конкретные причины и аргументирует их, например, отсутствие корректного документооборота или автоматизации простых процессов, сложности в коммуникации с другими сотрудниками, то причина явно не в нем.
- А если не смог наладить коммуникацию и сидел молча до последнего, то тоже есть вопросы…
Сигнал 5: Контрагенты жалуются на вашего бухгалтера
• То документы потерял, то постоянные задержки с подписанием• Приходится переделывать акты сверок по несколько раз
Такие жалобы возникают не 1-2 за год, а систематически
В чем подвох:
Разночтения в первичной документации может быть причиной внеплановых налоговых проверок.
Решение:
1. Спросите у своего специалиста, когда последний раз сверялись с поставщиками и покупателями? (такие сверки стоит делать не реже 1 раза в год)
2. Попросите распечатать оборотно-сальдовые ведомости на текущий момент по счету 60 (поставщики) и счету 62 (покупатели) и уточните, что означают цифры в графе «Сальдо на конец периода».
Почему такие ситуации происходят и что делать?
Помимо банальной компетенции специалиста, вот еще распространенные причины, на которые важно обратить внимание:- Бухгалтер перегружен, и/или процессы в компании не отлажены: отсутствие автоматизации, коммуникация нарушена, нет диалога с обеих сторон;
- Бухгалтерия только фиксирует операции, но не управляет финансами, — ваша прибыль утекает незаметно;
- Нет двойного контроля (считал один человек — ошибся, и никто не заметил);
- Бизнес перерос возможности бухгалтера — новые направления деятельности, дополнительные офисы, сложные сделки — всё это требует сопровождения на более высоком уровне.
А что потом?
1. Финансовые потери: бизнес платит за чужие ошибки
- Налоговые доначисления + пени. Пример: Неправомерно уменьшили налоговую базу, доначислили налог, пени и штраф 20% от суммы налога (на первый раз).
- Штрафы до 40% от неуплаченного налога.
- Переплаты, которые никто не заметил. Реальный кейс: клиент 2 года переплачивал НДС из-за неправильного учёта авансов — вернули 800 000 ₽ после проверки.
2. Потеря времени: вы работаете на бухгалтерию, а не на бизнес
- Вместо развития — авралы по поиску документов.
- Вместо переговоров с клиентами — разборки с налоговой.
- Вместо стратегии — постоянное «тушение пожаров».
3. Стресс: когда проблемы приходят неожиданно
- Блокировка счёта из-за просроченного отчёта
- Внезапные доплаты НДС перед сдачей декларации — нужно срочно доставать деньги из оборота.
- Нервы на ровном месте: «Почему опять что-то не так?!»
Самое страшное: проблемы приходят, когда их уже сложно решить
- Налоговая находит ошибки за прошлые годы — исправить будет дороже, чем заплатить по факту за ошибки.
- Контрагенты отказываются переделывать первичные документы за прошедшие периоды.
- Бухгалтер увольняется, оставляя вам «печальное наследство».
