7 платформ управления знаниями с AI: подробный обзор

[BOOX]

Эти инструменты буквально делают работу за вас: помогают формулировать мысли, генерируют текст и находят нужную информацию.

Сделали обзор цифровых продуктов, которые, как и TEAMLY, используют возможности AI.

Расскажем про основные функции, сравним преимущества и недостатки. В подборку не включали популярные платформы, которые объявили об уходе из России. Выбрали ресурсы, которые доступны отечественным пользователям без ограничений.

1. TEAMLY: совместная работа и управление знаниями​

Главное о платформе. Мы изначально создавали продукт как российскую замену ушедшим Notion и Confluence: добавили привычный функционал и настроили бесшовную миграцию. С переездом оперативно помогают специалисты нашей техподдержки.

Чтобы пользователям было проще адаптироваться, добавили функции, которые всем нравились в Notion. Уже появились быстрые формулы, условное форматирование и автоматизация уведомлений по исполнителям.
Сделали платформу удобной для бизнеса и индивидуальных пользователей: с нами работают команды из всех сфер малого и крупного предпринимательства, а также фрилансеры.

Платформа позволяет управлять проектами, создавать базы знаний и обучать сотрудников. А ещё мы точно никуда не денемся из-за санкций

Основные возможности:

• Систематизация контента. У каждого отдела или сотрудника есть персональное рабочее пространство. Хранение документов организовано в файловом каталоге древовидной структуры. С помощью гибких настроек доступа можно открывать статьи коллегам или внешним пользователям.
• Визуальный редактор. Заменяет привычные Google Docs, поэтому создавать и коллективно редактировать материалы удобно внутри платформы. Предлагает все необходимые инструменты для форматирования текста: шрифты, заголовки, типографику, выделение цветом. К статьям можно добавлять картинки, видео, инфографику и код.
• Умные таблицы. Это список работ по проекту, в котором каждая задача представлена отдельной строкой. Инструмент позволяет сортировать, фильтровать и анализировать информацию. Умные таблицы можно копировать, а копии переносить в другие пространства. Это удобно, если реализуете типовые проекты или хотите поделиться с коллегами проверенным способом организации данных.

Как работает ИИ

AI-ассистент в Тимли помогает работать с текстами и искать информацию в базе знаний. Искусственный интеллект пишет статьи, письма и посты для соцсетей, умеет выделять краткое содержание из лонгридов и составляет списки задач.
Умный поиск генерирует ответы на запросы на основании информации из базы знаний. А ещё – собирает релевантные статьи, обрабатывает информацию и выдает результат. Разберем на примере, как работает интеллектуальный помощник.

Как написать статью с помощью AI-ассистента в TEAMLY

1. Вызвать помощника. Это можно сделать двумя способами. Первый: нажмите кнопку на верхней панели визуального редактора. Второй: в теле статьи введите символ «/» и выберите нужный пункт из выпадающего меню.
2. Выбрать или создать промпт. Чтобы сгенерировать текст по готовому промпту, выберите нужную строку в выпадающем списке. При необходимости дополните команду вашей темой. Например, к промпту «Пост в соцсети» добавьте: «на тему интеллект-карты». Если ни один из готовых промптов не подходит, сформулируйте собственный запрос.

AI-ассистент напишет текст в поле ввода и предложит вставить его в статью либо удалить. Выберите соответствующий пункт из меню

3. Отредактировать текст. Улучшайте, исправляйте или сокращайте тексты.
Чтобы отредактировать готовый материал целиком, вызовите AI-ассистента в нижней части статьи, а затем воспользуйтесь командами в меню.
Редактировать можно и сгенерированный текст до вставки в статью. Для этого выберите команду в выпадающем меню.

Преимущества платформы

• Данные из других сервисов переезжают практически без потерь.
• Отзывчивая техподдержка.
• Есть готовые решения для HR, IT, маркетинга и других департаментов.
• Большой выбор шаблонов для статей и рабочих пространств.
• Входит в единый реестр российского ПО.

Ограничения

• AI-ассистент доступен только на платных тарифах.

Сколько стоит: От 199 ₽ в месяц за пользователя. Есть бесплатный тариф с ограничениями по функционалу.

2. Bit.ai: командная работа над документами​

Главное о платформе. Bit.ai предлагает широкие возможности для обмена знаниями и файлами как внутри команды, так и со сторонними пользователями. На платформе удобно создавать и хранить корпоративную документацию: стандарты, инструкции, учебные материалы, заметки по встречам.
К разработке контента можно привлечь коллег, клиентов или партнеров. Для этого настройте доступы с ограничением в полномочиях и отправьте гостевую ссылку на документ.

В отличие от TEAMLY, платформа не предназначена для управления проектами. Возможности для обучения сотрудников также отсутствуют – собрать из материалов готовый курс не получится.

В сервисе доступны шаблоны статей по разным тематикам: от дизайна и образования до маркетинга и управления проектами

Основные возможности:

• Умные документы. В статьи можно добавлять файлы в формате PDF, PowerPoint, Word, Excel, MP4 и MP3 и просматривать их прямо внутри документа. Обсуждать контент удобно во встроенных комментариях. Привлечь внимание к терминам поможет глоссарий: расшифровку важных понятий добавьте в словарь и прикрепите ссылки к участкам текста.
• Интеграции. Платформа позволяет загружать в документы контент из более чем 100 приложений: соцсетей, картографических сервисов, графических редакторов и других. Это могут быть видеоролики, макеты, презентации или диаграммы.
• Интеллектуальный поиск. Расширенные возможности поисковика позволяют находить в рабочих пространствах не только релевантные статьи, но и изображения, PDF-файлы и ссылки.

В визуальном редакторе есть полезная функция: всплывающее слэш-меню для быстрого доступа ко всем действиям с контентом, как и у Тимли

Как работает ИИ

Инструмент AI Genius умеет создавать шаблоны документов и писать статьи. Искусственный интеллект поможет с планом материала, техническим заданием к проекту и переводом текста с иностранного языка. Также ИИ упрощает поиск материалов в базе знаний: подбирает релевантные статьи и компилирует ответ на запрос пользователя.

Преимущества

• Мгновенные уведомления об изменениях в документе.
• Персональные рабочие пространства.
• Гибкие настройки доступов.

Ограничения

• Относительно скромные возможности форматирования текста и типографики.

Сколько стоит: от 8 $ за пользователя в месяц. Есть бесплатный тариф с ограничениями по количеству пользователей, документов и объёму памяти.

3. Craft Talk: автоматизированный контакт-центр и база знаний​

Главное о платформе. Российский сервис разработан специально для служб техподдержки и менеджеров по работе с клиентами. Объединяет усилия сотрудников и возможности искусственного интеллекта, чтобы быстрее отвечать на запросы аудитории.

Платформа позволяет общаться с клиентами и создавать внутренние чаты для обмена информацией между сотрудниками

Основные возможности:

• Омниканальная коммуникация. Сообщения клиентов из всех источников собираются в одном окне. Оператор обрабатывает запросы из мессенджеров, электронной почты и соцсетей, не переключаясь между сервисами.
• База знаний. Информация по продуктам и услугам компании хранится в одном ресурсе. Здесь нет рабочих пространств по отделам или сотрудникам, как в TEAMLY, но есть с функция поиска. Доступ к контенту разграничивается только с помощью настройки видимости статей для разных пользователей.
• Детальная статистика. Аналитические инструменты покажут среднюю скорость обработки обращений и частые источники запросов, а также помогут определить самых продуктивных сотрудников. Платформа собирает статистику эффективности операторов и ботов, а затем систематизирует показатели в едином дашборде.

Как работает ИИ

Чат-боты на основе искусственного интеллекта помогают сотрудникам обрабатывать обращения. Цифровые помощники обучаются на основе материалов из базы знаний и архива ответов операторов. Боты общаются с клиентами самостоятельно или подключают к диалогу нужного специалиста в зависимости от сути вопроса.

Преимущества

• Есть облачная и коробочная версия.
• Интеграция с другими платформами через API.

Ограничения

• Короткий тестовый период – до 7 дней.
• Нет бесплатного тарифа.

Сколько стоит: от 1 990 ₽ в месяц.

4. Tettra: база знаний с интеллектуальным помощником на базе AI​

Главное о платформе. Систематизирует знания и опыт компании, помогает сотрудникам обмениваться информацией. Работает в связке с корпоративным мессенджером Slack, что ускоряет коммуникацию.

Материалы можно создавать во внутреннем редакторе или загружать готовые из Google Docs. Платформа подскажет, какие статьи устарели, не пользуются популярностью у читателей или нуждаются в актуализации.
Если сравнивать с TEAMLY, возможности визуального редактора весьма скромные. Сервис больше нацелен на хранение готовых документов, чем на создание нового контента.

Разработчики предусмотрели широкие возможности интеграции: платформа объединяется с сервисами Google, ресурсами для управления проектами и другими площадками

Основные возможности:

• Обмен знаниями. Сотрудники задают друг другу вопросы во внутреннем чате или мессенджере. Платформа сохраняет ответы в базе знаний. В следующий раз эту информацию можно найти через поиск – снова беспокоить коллегу не придётся.
• Верификация. Сервис отслеживает график обновления документов и напоминает ответственным экспертам, что пора актуализировать статьи или провести фактчекинг.
• Запросы на контент. Коллеги сообщают, какой информации не хватает в базе знаний. Профильные сотрудники получают уведомления и пишут материалы.

Как работает ИИ

В сервисе есть помощник на базе искусственного интеллекта. Он выполняет функции умного поиска: принимает вопросы от сотрудников в чате и находит ответы в статьях. Если нужных данных нет, перенаправляет обращение коллегам и возвращается с ответом к человеку, который задавал вопрос. ИИ-помощник не умеет самостоятельно генерировать и редактировать тексты – в этом отличие от возможностей TEAMLY.

Преимущества

• Есть мобильное приложение.
• Поиск статей по тегам.
• Доступ к базе знаний для сторонних пользователей.

Ограничения

• Нельзя менять размер и цвет шрифта в статьях.

Сколько стоит: от 4 $ за пользователя в месяц. Есть бесплатный тестовый период – 30 дней.

5. ProcessStreet: комплексное управление бизнесом​

Главное о платформе. Многофункциональный продукт для организации и контроля ключевых процессов в компании. Помогает управлять проектами, разрабатывать корпоративные стандарты, обучать сотрудников и анализировать показатели бизнеса.

Подходит для команд любого размера в разных сферах: техподдержка, продажи, управление кадрами, разработка IT-продуктов. Аккаунт на платформе можно связать с другими сервисами через API. Например, подключить корпоративные мессенджеры, почтовую программу или CRM-систему.

В сервисе есть удобный редактор с инструментами форматирования и возможностью добавлять к статьям картинки, видео, обложки и другие элементы

Основные возможности:

• Workflows. Инструмент описывает последовательность задач в проекте, в том числе с помощью визуальных схем. Напоминает умные таблицы в TEAMLY: здесь тоже можно делить работу на этапы, закреплять ответственных и устанавливать сроки выполнения задач.
• Аналитика. Платформа собирает показатели эффективности команды и отдельных сотрудников. Динамические графики показывают прогресс по проекту и помогают выявить узкие места: отставание от сроков или перегруженность отдельных специалистов.
• Формы. Шаблоны документов для сбора и сортировки типовых данных. Помогут отобрать клиентов из базы по определенному признаку или систематизировать результаты опроса аудитории.

Задачу не обязательно сразу создавать в рамках конкретного workflow. Можно сделать наоборот: сначала оформить карточку, а потом добавить её к какому-то процессу

Как работает ИИ

Искусственный интеллект строит workflow по проектам, пишет инструкции для исполнителей и составляет электронные письма. Пользователи загружают рабочие документы по бизнес-процессу, затем AI анализирует информацию и предлагает очередность выполнения задач.

Преимущества

• Интеграции со сторонними сервисами.
• Персональный менеджер на корпоративном тарифе.

Ограничения

• Мобильное приложение только для iOS.

Сколько стоит: От 1,5 $ за пользователя в месяц. Есть бесплатный тариф с ограничениями по доступным функциям и количеству пользователей.

6. ПланФикс: интеграция с генеративными языковыми моделями​

Главное о платформе. Система управления проектами, задачами и сотрудниками. Есть модуль CRM для отделов продаж и инструменты коммуникации с клиентами для служб техподдержки. Разработчики предлагают готовые решения для компаний из сферы строительства, онлайн-образования, логистики и других.

Как и в TEAMLY, для каждого сотрудника, отдела или проекта создаются персональные рабочие пространства и настраиваются права доступа

Основные возможности:

• Планировщик. Содержит все задачи по проекту и представляет их в виде отдельных карточек, которые передвигаются между столбцами по мере выполнения. По сути, не особенно отличается от канбана в TEAMLY. Карточки можно группировать, фильтровать и сортировать по определенным признакам: статусу, срочности, исполнителю.
• Комментарии. По каждой задаче доступен чат для обсуждения: коллеги пишут сообщения и обмениваются файлами. При необходимости к диалогу можно подключить клиентов, отправив ссылку.
• Аналитика. Модуль фиксирует расходы ресурсов по проектам: учитывает рабочее время сотрудников и денежные затраты. С помощью встроенных формул создает отчёты в формате «план-факт». Аналитика помогает удерживать проекты в рамках выделенных бюджетов: перерасход средств сразу виден в отчётах

Как работает ИИ

Платформа поддерживает интеграцию с генеративной языковой моделью ChatGPT. Пользователи отправляют запросы к нейросети, не покидая сервис. Также есть встроенный AI-переводчик, который помогает общаться с иностранными клиентами. Он умеет менять тональность общения: сделает текст более официальным или, наоборот, дружелюбным.

Преимущества

• Подходит для команд любого размера.
• Есть библиотека обучающих курсов по работе с платформой.

Ограничения

• Техподдержка общается только сообщениями: в мессенджерах или по электронной почте.

Сколько стоит: От 360 ₽ за пользователя в месяц. Есть бесплатный тариф – до 5 пользователей, с ограничениями по объёму файлового хранилища и доступным функциям.

7. Slite: единая информационная среда для команды​

Главное о платформе. Slite предназначен для создания и развития корпоративной базы знаний, а также помогает адаптировать новых сотрудников. Документы создаются во внутреннем текстовом редакторе или загружаются из внешних источников. В отличие от TEAMLY, не предлагает инструменты для управления задачами.

На платформе есть обширная библиотека шаблонов для статей

Основные возможности:

• Шаблоны встреч. Инструмент помогает планировать рабочие созвоны и совещания. В одном документе пользователи составляют список вопросов к обсуждению, прикрепляют актуальные файлы и ссылки. В конце есть чек-лист, чтобы не пропустить важные моменты.
• Мониторинг активности. Сервис анализирует поисковые запросы и подсказывает, какие темы интересуют команду. Это помогает развивать базу знаний в нужном направлении и вовремя актуализировать статьи.
• Интеграции. Поддерживает связь с десятками сторонних ресурсов: от текстовых редакторов до платформ IT-разработки. Сервис находит ответы на поисковые запросы во всех источниках компании: обращается не только к базе знаний, но и к публикациям в соцсетях. Редактор позволяет добавлять в статьи различные визуальные элементы: схемы, макеты, фото и видеоролики.

Как работает ИИ

Умный поисковик с функцией машинного обучения подбирает релевантную информацию в базе знаний и подсвечивает, каких статей не хватает сотрудникам. Функция «Подсказки» предлагает варианты запроса по ключевым словам. AI-помощник поддерживает несколько языков.

Преимущества

• Есть мобильное приложение.
• Центр помощи советует, как лучше выстроить работу с платформой.

Ограничения

• Внешние пользователи не могут получить доступ к материалам.

Сколько стоит: от 8 $ за пользователя в месяц. Есть бесплатный тестовый период – 14 дней.


Источник